Como mandar e-mails no mundo profissional
Acostumados aos bate-papos das redes sociais, muitas
vezes nos esquecemos de que, em ambiente corporativo, a linguagem na troca de
mensagens deve obedecer a critérios diferentes.
É importante manter sua imagem, preservar dados da empresa e melhorar a
comunicação entre os colegas, liderança, clientes e fornecedores. Algumas
regras podem ser observadas no envio de e-mails:
PROFISSIONALISMO: Nunca envie mensagens com
temas religiosos, piadas, correntes, emoticons ou avisos de vírus. Extremamente
inconvenientes em ambiente corporativo, mensagens com conteúdo impróprio pegam
muito mal e enchem desnecessariamente a caixa de entrada do destinatário.
SEJA EDUCADO: Pessoas que você não conhece
bem devem ter tratamento respeitoso, como por exemplo, Senhor ou Senhora. Use o
primeiro nome em e-mail somente para destinatários que são conhecidos. Nunca se
esquecer de usar das palavras mágicas: “por favor” e “obrigado”. Por menor que
seja a mensagem sempre deve haver uma saudação no início e assinatura no final.
ABREVIAÇÕES: O uso crescente das redes
sociais propagou o vício das abreviações. Evite a linguagem codificada, nem
sempre o destinatário conhecera as abreviações. Não escreva em caixa alta, ou
seja, usando só letras maiúsculas, é considerado muito indelicado.
CUIDADOS NA
REDAÇÃO: Escreva
a mensagem com objetividade, clareza e evitando trechos muito longos. Dedique
um tempo para reler e passar o revisor ortográfico. Tenha em mente quem vai ler
e reservando a intimidade somente para os amigos. Seja conciso, mas cuidado com
a falta de informações essenciais.
URGÊNCIA: Não use alta prioridade sem
necessidade, para não cair no descrédito. Também é preciso cuidado para não
transparecer que a urgência é só sua. Mensagens enviadas em cima da hora
demonstram que a pessoa não se organizou para a execução da tarefa.
ANEXOS: Não anexe arquivos
desnecessários. O tamanho também deve ser observado: se necessário faça uma
compactação do documento, para evitar problemas com os servidores no destino.
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